Timemanagement: Jouw to-do’s de baas in vijf minuten!

28 Feb 2017

Ken je van die mensen, die een leuke, goedbetaalde bijbaan hebben, goede cijfers halen bij

 

hun studie, nog een commissie doen bij hun studentenvereniging, elk weekend toffe foto’s uploaden van hun bezigheden met vrienden en familie, naar allerlei cursussen en workshops gaan en toch zie je ze nooit gestrest? Van die mensen die elke dag vierentwintig uur extra lijken te hebben. Hoe doen ze dat toch?

 

In de tijd dat ik stage liep bij een assessmentbureau leek het alsof de tijd mij inhaalde. Ik kon mijn beloftes aan anderen niet meer waarmaken en de taken die ik zelf af wilde hebben liepen ook in de soep. Ik ontdekte het timemanagementmodel van Stephen Covey en sindsdien vul ik elke keer als ik het even niet meer weet dit schema in.

 

Prioriteren kun je leren!

 

Volgens Covey gaat timemanagement in essentie om het organiseren en uitvoeren van je taken op basis van prioriteiten. Het uiteindelijke doel van tijdmanagement is dat je die zaken die echt belangrijk zijn in je leven ook de ruimte geeft in je tijdsbesteding (Kuipers en Tiggerlaar, 2016).

 

Bij al onze activiteiten zijn twee factoren van belang: hoe urgent en hoe belangrijk zijn de activiteiten? Urgent betekent dat het onmiddellijk aandacht van je vraagt. Het gaat hierbij vaak om duidelijke, zichtbare taken die je onder druk zetten. Of iets belangrijk is hangt af van de resultaten die je ermee bereikt. Belangrijke activiteiten dragen bij aan je doel, aan je waarden en wat jij belangrijk vindt in je leven. Als we belangrijk en urgent en niet belangrijk en niet urgent bij elkaar zetten krijgen we de timemanagementmatrix van Covey.

 

1. Belangrijke & Urgente dingen:


Dit zijn de spoedklusjes, dringende problemen of deadlines. Deze taken moet je meestal direct doen. Vaak is het zo dat deze taken extern (door anderen) zijn bepaald, waardoor het moeilijk kan zijn om hier intrinsieke motivatie voor te vinden. Door deze taken te koppelen aan een intrinsiek doel, kun je jezelf motiveren om deze taken direct te doen. Bijvoorbeeld: je hebt over twee dagen een tentamen voor een vak wat je niet interesseert. Door met jezelf af te spreken dat je een beloning krijgt (een half uurtje gamen of koffie drinken met je vrienden) als je twee uurtjes voor het tentamen studeert, raak je intrinsiek gemotiveerd om dat ook echt te gaan doen.

 

2. Belangrijke & Niet urgente dingen:


Dit zijn dingen die je makkelijk uitstelt. Persoonlijke doelen, voorbereiden van colleges, ontspanning, je administratie, sporten, netwerken, ect. Vaak zijn dit dingen die je niet perse moet doen, maar die je mag doen en die je vaak ook graag wil doen, maar simpelweg uitstelt, omdat ze niet urgent zijn. Deze taken moet je zorgvuldig inplannen, anders worden ze ondergesneeuwd door urgente zaken. Heb jij geen taken in dit blokje? Bedenk eens welke dingen je leuk vindt om te doen en waar je meer tijd aan zou willen besteden. Dit is de welbekende I-may list van Wakker bij Bakker. Een goede moet-mag balans is the key naar een gelukkiger studentenleven!

 

3. Urgente & Niet belangrijke dingen:


Dit zijn onderbrekingen, afleiding en verzoekjes van anderen. Het whatsappje van je huisgenoot lijkt urgent, maar kan over een half uurtje ook nog beantwoord worden. Met deze taken kun je meerdere kanten op: 1) aan iemand anders uitbesteden (als iemand vraagt of jij een datumprikker wil sturen, kun je die taak ook aan iemand anders uitbesteden), 2) inplannen en later doen of 3) helemaal niet doen (je huisgenoot kan ook best zelf even boodschappen doen).

 

4. Niet urgente & Niet belangrijke dingen:


Dit zijn onnodige dingen. Tijdverspilling, soggen en andere nutteloze dingen. Het probleem met soggen is, dat het niet hetzelfde is als ontspanning, omdat je in je hoofd stiekem nog bezig bent met wat je eigenlijk zou moeten doen. Deze dingen kun je het beste vermijden of later doen als je het echt graag wilt. Een spelletje op je telefoon doe je vaak alleen als je andere taken even wilt vermijden (bijvoorbeeld als je de afwas moet doen of een college moet voorbereiden). Doe eerst de belangrijke en urgente zaken en als je daar klaar mee bent kun je extra genieten van een half uurtje spelletjes spelen. Gegarandeerd meer voldoening en plezier!

 

Hoe kun je dit schema nou efficiënt gebruiken? Je vult al je taken in de verschillende kwadranten in en je weet precies waar je, je op moet focussen. Vervolgens voer je het schema ook uit. Dus de belangrijke en urgente zaken doe je direct, de belangrijke en niet urgente dingen plan je in enzovoorts. In de Wakker bij Bakker-agenda kan je jouw taken heel makkelijk en overzichtelijk inplannen in blokjes van twee uur. Zo heb je elke dag vier blokken waarin je productief kunt zijn en/of leuke dingen kunt doen en kan ontspannen (ochtend, middag 1, middag 2, avond). Het werken met de matrix van Covey heeft mij uren tijd bespaard, doordat ik beter in staat ben om te bedenken wat ik echt nú moet doen en wat ook wel later kan of niet eens nodig is. En dat komt dan ook weer de kwaliteit van mijn werk ten goede: twee vliegen in één klap!

 

Als ik heel eerlijk ben staar ik ook nog teveel naar mijn telefoon hoor, maar het zit mijn to-do-lijst niet meer in de weg. Leuk hoor, Marcella, maar het is toch onmogelijk om de hele dag productief te zijn?! Dat klopt. Ik ken maar weinig mensen die dat echt volhouden en dat is ook niet het doel van dit schema. Het helpt je simpelweg om overzicht te krijgen in de taken die het eerst aandacht nodig hebben en de taken die je nooit aandacht geeft, maar dit wel verdienen. Om af en toe toch even je whatsapp te kunnen checken (zonder dat je meteen het gevoel hebt dat je afgeleid bent) kun je de pomodoro timemanagementtechniek toepassen. Dit houdt in dat je 25 minuten doet wat je moet doen en dan 5 minuten pauze neemt. In die pauze heb je mooi de tijd om je whatsapp te lezen of iets anders te doen waardoor je even je aandacht op iets anders richt. Je kan deze tijden natuurlijk aanpassen zoals je wilt en dus ook 45 minuten werken en 15 minuten pauze nemen. Dat ligt er net aan wat voor jou werkt. Dit helpt je om een balans te houden in spanning en ontspanning.

 

Gebruik daarnaast je I-may list om de leuke taken af te wisselen met de moetjes en beloon jezelf! Zo houdt je het veel makkelijker vol om productief te zijn.

 

Je hebt niet vierentwintig uur extra nodig in een dag, je hoeft alleen te bedenken wat belangrijk is, wat urgent is en je taken eerlijk te verdelen in je planning. Zo ben je na vijf minuten een schema invullen, al je to-do’s de baas!

 

Marcella

 

 

 

Please reload

  • Wix Facebook page
  • Instagram Social Icon
  • LinkedIn App Icon
SOG op onze BLOG!
Recent Posts
Please reload

Follow Us
  • Facebook - White Circle
  • Instagram - White Circle
  • LinkedIn - White Circle

KvK-nummer: 580.237.71, BTW-nummer NL002187569B42, IBAN code: NL81RABO0359313175

​© Copyright by Niels Bakker

Wakker bij Bakker Student Coaching, Psycholoog: Groningen, Amsterdam, Utrecht, Delft, Leiden, Nijmegen, Rotterdam, Tilburg: motivatie, faalangst, stress, studiekeuze, workshops, concentratie, somberheid, burnout, effectief studeren